📄 Digitale Signatur & Audit-Protokoll bei Lehrgangsdokumentation und Teilnahmezertifikaten

Was bedeutet die digitale Signatur in unseren PDF-Dokumenten?

Alle über Siggionline generierten PDF-Dokumente – insbesondere:

• Lehrgangsdokumentationen
• Teilnahmezertifikate

werden mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen. Diese Signatur wird durch die Siggi Online Solutions GmbH erstellt und stellt sicher, dass:

• das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt erzeugt wurde,
• es seitdem nicht verändert wurde, und
• die Echtheit und Integrität des Inhalts jederzeit überprüfbar ist.

Unterschied: Sichtbare Unterschriften vs. digitale Signatur

Auf den generierten Dokumenten befinden sich häufig auch Unterschriften von:

• Teilnehmenden
• Dozent:innen
• Ansprechpartner*innen der Ausbildungsstelle

👉 Diese sichtbaren Unterschriften sind keine elektronischen Signaturen im rechtlichen Sinne. Es handelt sich hierbei um grafische Abbildungen bzw. Scans der handschriftlichen Unterschriften, die visuell in das PDF eingebettet werden.

Die einzige rechtsverbindliche digitale Signatur im technischen Sinne wird von Siggi Online Solutions GmbH angebracht. Sie versiegelt das gesamte Dokument und bescheinigt, dass es mit genau diesen Inhalten (inkl. eingebetteter Unterschriften) erstellt wurde.

Das Audit-Protokoll: Technische Informationen zur Signatur

Jedes signierte PDF enthält ein Audit-Protokoll, das weitere Informationen zur elektronischen Signatur liefert, u. a.:

• Zeitpunkt der Signierung
• Fingerprint des verwendeten Zertifikats
• Details zur Signatur und zum Zertifikatsaussteller
• ggf. weitere Informationen zu den im Dokument enthaltenen, sichtbaren Unterschriften
• Eine sichtbare grafische Darstellung der Signatur (Appearance/Stempel)

Wichtige Änderung: Neues Signaturzertifikat im Einsatz

Bis einschließlich 21.05.2025 (ca. 20 Uhr) wurde zur Signatur das Zertifikat der HiOrg Server GmbH verwendet – dementsprechend wurde im Audit-Protokoll deren Stempel angezeigt.

Ab sofort kommt das Zertifikat der Siggi Online Solutions GmbH zum Einsatz. Diese ist die Ausgründung der HiOrg Server GmbH und verantwortlich für das Produkt Siggionline.

Was ist neu?

• Der Stempel im Audit-Protokoll zeigt jetzt die Siggi Online Solutions GmbH
• Die technischen Zertifikatsinformationen wurden entsprechend aktualisiert

Warum ist das relevant für Ausbildungsstellen?

• Die digitale Signatur bestätigt, dass die übermittelten Inhalte, einschließlich der grafischen Unterschriften, unverändert sind.
• Die Echtheit kann über gängige PDF-Reader wie Adobe Acrobat verifiziert werden.
• Das Audit-Protokoll liefert nachvollziehbare technische Details für interne Prüfprozesse oder externe Audits.

Noch Fragen?

Unser Support-Team unterstützt dich gerne: hallo@siggionline.de